Atšķirība starp darba sadalījuma struktūru (WBS) un resursu sadalījuma struktūru (RBS)

Darbu sadalījuma struktūra ir svarīgs jebkura projekta sasniegums. Izmantojot WBS, projekta vadītājam ir labas iespējas klasificēt darbu, kas komandai jāveic, mazās sadaļās, kuras var viegli vadīt, turpretī RBS tiek uzskatīta par svarīgu efektivitātes daļu, kad runa ir par projektu vadību. Ar RBS starpniecību projekta vadītājs var sastādīt to resursu sarakstu, kas nepieciešami dotā uzdevuma veikšanai hierarhiskā secībā.

Ar ko RBS atšķiras no WBS

WBS ir visa veicamā darba apjoma vizuāls attēlojums, kas sadalīts mazākos segmentos, kurus katrs projekta komandas loceklis spēj saprast. Tas ir tāpēc, ka katrā no pabeigšanas līmeņiem ir definīcijas un informācija, kas attiecas uz šo posmu. Gluži pretēji, RBS var sadalīt ģeogrāfiskos resursos vai organizatoriskos resursos. Daži no citiem rīkiem, kas nepieciešami pareizai un efektīvai RBS, ietver resursu aprēķinu, resursu kalendāru un darbību sarakstus.

Iemesls tam ir tas, ka, vadot jebkuru projektu, jums būs jāstrādā ar dažādiem projekta komponentiem un projekta resursiem, lai pabeigtu projektu. Labs piemērs ir jūsu projekta komandas locekļi.

Jums jāpārliecinās par produktivitāti un stratēģisko stāvokli visa jūsu projekta laikā.

Tagad, ja jūs plānojat nākt klajā ar efektīvu WBS, tālāk ir sniegtas dažas svarīgas vadlīnijas, kas jums palīdzēs to redzēt:

• Projekts / gala rezultāts vienmēr ir augstākajā līmenī
• Jums ne vienmēr ir jādefinē visi elementi vienā līmenī
• Darba grupas nedrīkst ilgt vairāk kā 10 dienas
• Katrai darba grupai jābūt neatkarīgai
• Darba grupās visā struktūrā nevajadzētu atkārtoties

Šis ir vienkāršs WBS segmenta attēlojums mājas celtniecībai:

Mājas celtniecība

                                              Fonds                     Iekšpuse

Pabeigšana                         24% 45% 30%

Budžets                               USD 50 000 USD 86 000 USD 72 000

Tas parāda dažādas veicamās projekta daļas un sniedz vairāk informācijas par tām nepieciešamo budžetu un izpildes līmeni.

Tāpēc WBS ir noteikta projekta karte / kontūra. Galvenais projekts ir atslēga, kas tiek piegādāta WBS, un no turienes tas ir sadalīts mazākās apakškategorijās, katrai no tām norādot, kā tās tiks piegādātas.

No otras puses, runājot par RBS, jums jāzina, ka tā darbojas, izmantojot dažus svarīgus rīkus. Projektu vadītājiem tiek uzdots izmantot vai izpildīt efektīvu RBS, izmantojot šos rīkus. Tie ir šādi:

• Darbību saraksts

Šis ir visu darbību saraksts, kuras ir galvenās projekta pabeigšanai. Projekta vadītājam nav vajadzīgs tikai saraksts, viņiem ir arī jāsaņem pēc iespējas vairāk informācijas par šiem sarakstiem. Šī informācija ietvers arī resursus, ko patērē uzskaitītās darbības.

• Resursu novērtēšana

Lai katru darbību veiktu produktīvi, efektīvi un, kas ir vēl svarīgāk, rentabli, projekta vadītājam jānovērtē nepieciešamo resursu apjoms, veids un daudzveidība..

Ja šīs aplēses ir sagrozītas, iespējams, ka projekta mērķus nav iespējams sasniegt, vai arī kopumā projekts var neizdoties.

• Resursu kalendārs

Resursu kalendārs ir par resursu pieejamību laika gaitā. Projekta vadītājam būs nepieciešams visu resursu saraksts, kas nepieciešami projekta pabeigšanai.

Šie resursi ir jāiekļauj arī sarakstā, ņemot vērā to pieejamību ilgtermiņā. Šī informācija ir svarīga projekta vadītājam, lai pārliecinātos, vai nepieciešamie resursi būs pieejami noteiktā laikā, tāpēc projekts neklīst.

Pašlaik RBS kļūst arvien nozīmīgāka, projektu vadības programmatūrai to iekļaujot savā struktūrā. Ja jūs izmantojat kādu projektu pārvaldības programmu, varat pieteikties un pārbaudīt nepieciešamo resursu pieejamību, un vēl svarīgāk, kā tie tiek klasificēti.

Tas parasti palīdz organizācijai tādā nozīmē, ka projektu vadītāji no vienkāršas datu bāzes spēj apskatīt daudz informācijas par visiem izmantotajiem resursiem.

WBS nozīme salīdzinājumā ar RBS fokusu

Ir vairākas galvenās priekšrocības, kuras projekta vadītājs un projekta komanda var gūt no WBS, izņemot projekta pabeigšanai nepieciešamā darba organizēšanu un noteikšanu. Izmantojot WBS, ir vieglāk piešķirt budžetu no struktūras augšējiem līmeņiem. Kad tas ir izdarīts, katras nodaļas budžetus var strukturēt, pamatojoties uz sadalījumu WBS.

Izmaksu un laika aprēķini parasti tiek sniegti katrai WBS sadaļai. To darot, ir vieglāk izstrādāt grafiku un atbilstošu budžetu visam projektam.

Izmantojot WBS, ir arī vieglāk izsekot atsevišķu projektu nozaru sniegumam. Projekta vadītājam ir labas iespējas pateikt projekta izpildes izmaksas, identificēt problemātiskās jomas un, kas vēl svarīgāk, galvenos jautājumus projekta organizēšanā. Un otrādi - RBS galvenais ir uzsvars uz resursu hierarhisku uzskaitīšanu. Jums ir jāuzskaita visi resursi neatkarīgi no tā, vai tie ir nozīmīgi vai pat ja tie jums šķiet lieki. Katram projekta līmenim būs nepieciešams noteikts skaits resursu. Tie ir jāuzskaita atbilstoši to nozīmīgumam katra līmeņa pabeigšanā un, visbeidzot, visa projekta pabeigšanā.

Tad uzskaitītie resursi tiek sadalīti mazākās kategorijās pēc to veida, kas tie ir, lai palīdzētu projekta vadītājam klasificēt. Klasifikācija faktiski notiks tālāk dažādās apakšgrupās, līdz katrs no resursu veidiem būs sagrupēts vienotās entītijās, kuras ir vieglāk identificēt un pārvaldīt.

WBS priekšrocības salīdzinājumā ar RBS

Viena no WBS priekšrocībām ir tā, ka tā palīdz projekta vadītājam noteikt iespējamos riskus, kas varētu būt projektam. Ja ir kāda projekta nozare, kas nav precīzi definēta, tā kļūst par riska zonu, kas jārisina. Domājams, ka šādi riski tiek pareizi izsekoti, un, turpinot projektu, tas ir rūpīgi jāpārbauda.

Ja projektam šķiet, ka tas atpaliek no grafika, projekta vadītājam ir vieglāk atsaukties uz WBS un noteikt jomas, kurās notiek cīņa, un pieņemt atbilstošu lēmumu mainīt situāciju. Turpretī tiešs RBS ieguvums, it īpaši resursu sadalīšana apakšgrupās, ir vadības centru darba atvieglošana. Uzraudzība kļūst daudz vieglāka, un procesā tiek ietaupīts daudz laika.

Uzraugi var izsekot katrai resursu grupai, turpinot projektu. Dažus projekta līmeņus ir vieglāk paātrināt, nepaļaujoties uz citiem, ja ir sadalīti atbilstoši resursi to pabeigšanai. Tāpēc dažus projektus var viegli pabeigt pirms noteiktā termiņa, it īpaši, ja dažādu projekta līmeņu pabeigšana nav savstarpēji atkarīga.

Ja ir izveidots labs RBS plāns, vadībai ir arī labas iespējas gūt labu priekšstatu par kopējo resursu skaitu, kas pieejams katrai no iesaistītajām komandām. Papildus pieejamo resursu izpratnei viņi spēj arī pārvaldīt, kā resursi tiks izmantoti.

Salīdzinot iepriekš minēto informāciju, ieteicams WBS krāsām piešķirt dažādas apakšdaļas. Tas ir svarīgi, lai iegūtu siltuma karti par visa projekta gaitu. Tas arī atvieglos vadības uzmanības pievēršanu projektu jomām, kas ir pabeigtas, un tām, kuras tiek samazinātas.

Pareizi apstrādājot WBS, tas ir labs veids, kā palielināt to komandu produktivitāti, kuras strādā pie projekta, un redzēt, ka projekts tiek pabeigts savlaicīgi. Projekta vadītājs spēj noteikt nepieciešamās prasmes, lai viņi varētu savlaicīgi pabeigt projektu, bet, runājot par RBS, mums ir jāsaprot tā veidi. Parastais RBS tips ir organizatorisks RBS. Jau izveidotās hierarhiskās organizatoriskās sistēmas parasti palīdz izveidot šo RBS. Resursi organizatoriskajā RBS parasti tiek sadalīti, pamatojoties uz katras organizācijas nodaļas un darba grupas vajadzībām. Šīs ir organizācijas faktiski definētas un noteiktas kategorijas.

Ģeogrāfiskais RBS vairumā gadījumu ir netradicionāls. Ģeogrāfiskās RBS galvenās rūpes ir attiecīgo resursu sadale un / vai izvietojums un tas, kā tie tiek sadalīti dažādās vietās, atkarībā no organizācijas vajadzībām.

Kopsavilkums

Noslēgumā gan WBS, gan RBS ir atslēga uz veiksmīgu projekta pabeigšanu un attiecīgo projekta komandu efektivitāti. Šie ir galvenie punkti, kas definē kādu no struktūrām.

Darba sadalījuma struktūra	Resursu sadalījuma struktūra
o darbu sagrupē kategorijās	o Grupē resursus kategorijās
o palīdz projekta gaitas uzraudzībā	o palīdz uzraudzīt resursu izmantošanu
o Projektu grupām jābūt neatkarīgām	o Resursu grupas var būt atkarīgas viena no otras
o Uzsvars uz projekta grafiku	o Uzsvars uz resursu piešķiršanu